Ketika memasuki dunia kerja, seseorang tidak bekerja sendirian. Hampir setiap pekerjaan di dalam sebuah perusahaan melibatkan orang lain, baik dalam satu bagian maupun dengan bagian yang berbeda. Seorang staf administrasi, misalnya, dapat menerima instruksi dari atasan, meminta data kepada bagian keuangan, mengirimkan dokumen kepada bagian sumber daya manusia, atau meneruskan informasi kepada pimpinan.
Keadaan tersebut menunjukkan bahwa sebuah kantor bukan sekadar tempat orang menyelesaikan pekerjaan masing-masing. Kantor merupakan sebuah organisasi yang terdiri atas berbagai orang, jabatan, dan fungsi yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan bersama.
Bagi siswa Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis (MPLB), memahami bagaimana sebuah kantor bekerja merupakan dasar penting sebelum mempelajari pekerjaan administrasi secara lebih khusus. Dengan memahami struktur organisasi, fungsi setiap bagian, serta cara informasi bergerak di dalamnya, pekerjaan administrasi akan lebih mudah dipahami karena siswa mengetahui siapa yang membutuhkan informasi, dari mana informasi diperoleh, kepada siapa informasi disampaikan, dan untuk tujuan apa informasi tersebut digunakan.
Mengenal Dunia Kerja Perkantoran
Setiap perusahaan memiliki kegiatan utama yang berbeda. Perusahaan manufaktur menghasilkan barang, perusahaan perdagangan melakukan kegiatan jual beli, sedangkan perusahaan jasa menyediakan layanan kepada pelanggan. Meskipun bidang usahanya berbeda, hampir semuanya membutuhkan kegiatan administrasi untuk memastikan pekerjaan dapat berlangsung secara teratur.
Kegiatan administrasi dapat mencakup pengelolaan dokumen, pencatatan informasi, penyusunan jadwal, pengelolaan komunikasi, pelayanan kepada pihak internal maupun eksternal, pengarsipan, serta berbagai pekerjaan lain yang mendukung kegiatan organisasi.
Dalam lingkungan kerja, pekerjaan tersebut tidak berdiri sendiri. Informasi yang diterima oleh seorang pegawai dapat berasal dari bagian lain dan kemudian digunakan untuk melaksanakan pekerjaan berikutnya. Sebuah dokumen yang dibuat oleh satu bagian mungkin dibutuhkan oleh bagian lain sebagai dasar untuk mengambil keputusan.
Karena itu, seorang tenaga administrasi tidak cukup hanya mampu menggunakan komputer atau membuat dokumen. Ia juga perlu memahami bagaimana organisasi bekerja dan bagaimana pekerjaannya berhubungan dengan pekerjaan orang lain.
Sebagai contoh, ketika perusahaan akan mengadakan sebuah kegiatan, bagian administrasi mungkin bertugas menyiapkan surat dan jadwal kegiatan. Bagian keuangan perlu mengetahui anggaran yang diperlukan, bagian pengadaan menyiapkan kebutuhan barang atau jasa, sedangkan pimpinan membutuhkan informasi untuk memberikan persetujuan. Masing-masing bagian menjalankan tugas yang berbeda, tetapi semuanya terhubung oleh informasi yang sama.
Inilah salah satu alasan mengapa kemampuan komunikasi, pengelolaan informasi, dan pemahaman terhadap struktur organisasi menjadi bagian penting dalam pekerjaan perkantoran.
Mengapa Kantor Membutuhkan Struktur Organisasi?
Bayangkan sebuah perusahaan memiliki puluhan atau bahkan ratusan pegawai, tetapi tidak memiliki pembagian jabatan dan tanggung jawab yang jelas. Ketika sebuah pekerjaan harus dilakukan, setiap orang mungkin tidak mengetahui siapa yang bertanggung jawab, siapa yang harus memberikan persetujuan, dan kepada siapa hasil pekerjaan harus dilaporkan.
Struktur organisasi dibentuk untuk menghindari keadaan tersebut.
Struktur organisasi merupakan gambaran mengenai pembagian posisi, tanggung jawab, kewenangan, serta hubungan kerja di dalam suatu organisasi. Struktur tersebut membantu setiap anggota organisasi memahami kedudukannya dan hubungan pekerjaannya dengan pihak lain.
Struktur organisasi juga membantu menjawab beberapa pertanyaan sederhana dalam pekerjaan sehari-hari:
Siapa yang bertanggung jawab atas suatu pekerjaan?
Siapa yang memberikan instruksi?
Kepada siapa pekerjaan dilaporkan?
Bagian mana yang harus dilibatkan?
Dari bagian mana informasi diperoleh?
Siapa yang memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan?
Dengan adanya struktur yang jelas, pekerjaan dapat dibagi dan dikoordinasikan dengan lebih teratur.
Mengenal Jabatan dalam Organisasi
Jabatan menunjukkan posisi seseorang dalam suatu organisasi sekaligus menggambarkan tanggung jawab dan kewenangan yang dimilikinya. Istilah jabatan yang digunakan setiap perusahaan tidak selalu sama. Perusahaan kecil mungkin hanya memiliki beberapa tingkatan jabatan, sedangkan perusahaan besar dapat memiliki struktur yang jauh lebih kompleks.
Secara umum, struktur jabatan dapat digambarkan mulai dari tingkat pimpinan hingga pelaksana pekerjaan. Pada tingkat tertinggi terdapat pihak yang bertanggung jawab terhadap arah organisasi secara keseluruhan. Di bawahnya terdapat berbagai pimpinan fungsi atau departemen, kemudian manajer, supervisor atau koordinator, hingga staf dan tenaga spesialis.
Namun, struktur tersebut bukan aturan yang harus digunakan oleh setiap perusahaan. Sebuah perusahaan dapat menggunakan istilah Direktur Utama, sementara perusahaan lain menggunakan Chief Executive Officer (CEO). Ada pula perusahaan yang menggunakan jabatan seperti Vice President (VP), General Manager, Head of Department, atau istilah lain sesuai dengan struktur organisasinya.
Mengenal C-Suite
Dalam perusahaan modern, terutama perusahaan berskala besar, siswa mungkin menemukan istilah C-Suite. Istilah tersebut digunakan untuk menyebut jajaran pimpinan tertinggi yang umumnya menggunakan awalan Chief.
Beberapa jabatan yang sering ditemui antara lain:
CEO — Chief Executive Officer
Bertanggung jawab terhadap arah dan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
COO — Chief Operating Officer
Berfokus pada kegiatan operasional perusahaan dan memastikan kegiatan utama organisasi berjalan dengan baik.
CFO — Chief Financial Officer
Memimpin fungsi keuangan dan berkaitan dengan pengelolaan serta perencanaan keuangan perusahaan.
CMO — Chief Marketing Officer
Berfokus pada pemasaran, strategi merek, dan hubungan perusahaan dengan pasar.
CTO — Chief Technology Officer
Berfokus pada teknologi dan pengembangan teknologi yang mendukung bisnis.
CIO — Chief Information Officer
Berfokus pada pengelolaan teknologi informasi dan sistem informasi organisasi.
CHRO — Chief Human Resources Officer
Memimpin fungsi sumber daya manusia dan pengelolaan tenaga kerja.
Selain jabatan tersebut, perusahaan dapat memiliki posisi lain seperti Chief Product Officer (CPO), Chief Information Security Officer (CISO), Chief Data Officer (CDO), Chief Strategy Officer (CSO), Chief Legal Officer (CLO), atau jabatan Chief lainnya.
Perkembangan teknologi dan perubahan kebutuhan bisnis juga menyebabkan munculnya jabatan-jabatan baru. Oleh karena itu, siswa tidak perlu menghafalkan seluruh istilah tersebut. Hal yang lebih penting adalah memahami bahwa nama jabatan dapat berbeda antarperusahaan, sedangkan fungsi dan tanggung jawabnya menjadi hal yang perlu diperhatikan.
Sebagai contoh, singkatan CPO tidak selalu memiliki arti yang sama. Pada satu perusahaan dapat berarti Chief Product Officer, sedangkan pada organisasi lain dapat digunakan untuk Chief Procurement Officer atau jabatan lainnya. Oleh sebab itu, ketika menemukan istilah jabatan baru di dunia kerja, perhatikan konteks perusahaan dan tanggung jawab posisi tersebut.
Mengenal Berbagai Fungsi dan Divisi di Kantor
Sebuah perusahaan membutuhkan berbagai fungsi agar kegiatan bisnis dapat berjalan. Tidak semua perusahaan memiliki divisi yang sama. Perusahaan kecil dapat menggabungkan beberapa fungsi dalam satu bagian, sedangkan perusahaan besar dapat membaginya menjadi departemen yang lebih khusus.
Beberapa fungsi yang umum ditemukan dalam organisasi antara lain sebagai berikut.
1. Administration dan General Affairs
Bagian administrasi menangani berbagai kegiatan administratif yang mendukung pekerjaan organisasi. Kegiatannya dapat meliputi pengelolaan surat, dokumen, jadwal, pencatatan, pengarsipan, serta pelayanan administratif.
General Affairs atau urusan umum dapat menangani kebutuhan operasional kantor, seperti fasilitas, perlengkapan, perjalanan dinas, dan kebutuhan umum lainnya.
Bagi siswa MPLB, fungsi ini merupakan salah satu area pekerjaan yang sangat dekat dengan kompetensi administrasi perkantoran.
2. Human Resources
Human Resources (HR) atau Human Capital berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia. Kegiatannya dapat mencakup rekrutmen, administrasi karyawan, pelatihan, pengembangan kompetensi, penilaian kinerja, pengelolaan data pegawai, dan hubungan kerja.
Dalam perusahaan yang lebih besar, fungsi HR dapat memiliki posisi seperti HR Staff, HR Specialist, HR Manager, HR Business Partner, hingga HR Director atau CHRO.
3. Finance dan Accounting
Bagian keuangan mengelola berbagai kegiatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan. Accounting berfokus pada pencatatan dan pelaporan transaksi keuangan, sedangkan fungsi finance dapat mencakup pengelolaan arus kas, anggaran, pembayaran, dan perencanaan keuangan.
Fungsi ini dapat dibagi lagi menjadi bagian seperti Accounting, Finance, Tax, Treasury, Payroll, dan Budgeting.
4. Marketing
Marketing berhubungan dengan kegiatan perusahaan dalam mengenalkan dan memasarkan produk atau jasa kepada pasar. Kegiatannya dapat meliputi riset pasar, pengembangan merek, promosi, pemasaran digital, pembuatan konten, hingga pengelolaan media sosial.
5. Sales dan Business Development
Sales berfokus pada kegiatan penjualan dan hubungan dengan calon maupun pelanggan. Sementara itu, Business Development dapat berfokus pada pencarian peluang bisnis, kerja sama, serta pengembangan pasar.
Dalam beberapa perusahaan, Sales dan Marketing berada dalam satu organisasi. Namun, pada perusahaan lain keduanya menjadi fungsi yang berbeda.
6. Operations
Operations mengelola kegiatan utama perusahaan agar produk atau layanan dapat dihasilkan dan diberikan kepada pelanggan. Bentuknya sangat bergantung pada bidang usaha perusahaan.
Pada perusahaan manufaktur, misalnya, operations dapat berkaitan dengan proses produksi. Pada perusahaan jasa, operations dapat berkaitan dengan pelaksanaan layanan kepada pelanggan.
7. Procurement atau Purchasing
Procurement berkaitan dengan proses memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Proses tersebut dapat dimulai dari mengidentifikasi kebutuhan, mencari pemasok, membandingkan penawaran, memilih pemasok, melakukan pembelian, hingga memastikan barang atau jasa diterima sesuai kebutuhan.
8. Supply Chain dan Logistics
Fungsi ini berkaitan dengan pengelolaan aliran barang dan kebutuhan dari pemasok hingga sampai ke tujuan. Kegiatannya dapat meliputi persediaan, pergudangan, transportasi, distribusi, dan koordinasi dengan pemasok.
9. Information Technology
Information Technology (IT) mendukung penggunaan teknologi dalam kegiatan perusahaan. Pekerjaannya dapat mencakup pengelolaan komputer, jaringan, aplikasi, sistem informasi, database, dukungan teknis, dan infrastruktur teknologi.
Dalam perusahaan yang lebih besar, fungsi IT dapat memiliki berbagai spesialisasi, seperti software development, network, database, infrastructure, dan IT support.
10. Information Security
Information Security berfokus pada perlindungan informasi dan sistem perusahaan. Kegiatannya dapat mencakup pengaturan akses, perlindungan data, keamanan jaringan, pemantauan sistem, serta penanganan insiden keamanan informasi.
11. Legal dan Compliance
Legal menangani berbagai persoalan hukum yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Sementara itu, Compliance memastikan kegiatan organisasi dijalankan sesuai dengan peraturan, kebijakan, dan standar yang berlaku.
12. Data dan Analytics
Data menjadi salah satu sumber informasi penting bagi organisasi. Fungsi Data dan Analytics membantu perusahaan mengolah data menjadi informasi yang dapat digunakan untuk memahami kondisi bisnis dan mendukung pengambilan keputusan.
13. Research and Development
Research and Development (R&D) melakukan penelitian dan pengembangan untuk menghasilkan produk, layanan, teknologi, atau proses baru.
14. Production dan Manufacturing
Pada perusahaan yang menghasilkan barang, fungsi produksi bertanggung jawab terhadap proses pembuatan produk. Kegiatan ini dapat melibatkan perencanaan produksi, pengoperasian mesin, pengelolaan bahan, hingga pengendalian proses produksi.
15. Quality Assurance dan Quality Control
Quality Assurance (QA) dan Quality Control (QC) berkaitan dengan kualitas. QA lebih berfokus pada sistem dan proses untuk memastikan kualitas dapat dicapai secara konsisten, sedangkan QC berkaitan dengan pemeriksaan dan pengendalian kualitas hasil pekerjaan atau produk.
16. Customer Service dan Customer Experience
Customer Service berhubungan langsung dengan pelanggan, misalnya memberikan informasi, menjawab pertanyaan, dan menangani keluhan. Customer Experience memiliki cakupan yang lebih luas, yaitu bagaimana keseluruhan pengalaman pelanggan terhadap perusahaan dapat dikelola dan ditingkatkan.
17. Public Relations dan Corporate Communications
Public Relations (PR) dan Corporate Communications mengelola komunikasi perusahaan dengan pihak internal maupun eksternal. Kegiatannya dapat berkaitan dengan media, publikasi, informasi perusahaan, komunikasi internal, dan reputasi organisasi.
Satu Perusahaan, Banyak Fungsi
Berbagai divisi tersebut tidak bekerja secara terpisah. Justru, salah satu ciri organisasi yang sehat adalah adanya koordinasi antarfungsi.
Sebagai contoh, bayangkan sebuah perusahaan akan meluncurkan produk baru.
Bagian Marketing menyusun strategi pemasaran. Sales menyiapkan kegiatan penjualan dan mengidentifikasi calon pelanggan. Finance menghitung kebutuhan anggaran. Procurement menyediakan barang atau jasa yang diperlukan. IT menyiapkan sistem yang digunakan untuk mendukung kegiatan tersebut. Operations memastikan proses pelaksanaan berjalan. Sementara itu, Customer Service harus siap memberikan informasi dan menangani pertanyaan pelanggan.
Masing-masing bagian memiliki tugas berbeda, tetapi pekerjaan tersebut saling berkaitan.
Jika bagian Marketing membutuhkan data penjualan, informasi tersebut perlu diperoleh dari bagian yang mengelolanya. Jika Finance membutuhkan dokumen pengadaan, informasi harus dikirimkan dari Procurement. Jika pimpinan membutuhkan laporan dari beberapa divisi, setiap bagian perlu memberikan informasi yang diperlukan.
Dengan demikian, informasi menjadi penghubung antardivisi.
Bagaimana Informasi Mengalir di Dalam Kantor?
Setelah memahami struktur dan fungsi organisasi, pertanyaan berikutnya adalah bagaimana informasi berpindah dari satu orang atau bagian kepada orang lain.
Dalam pekerjaan kantor, informasi dapat mengalir dari pimpinan kepada bawahan, dari bawahan kepada pimpinan, maupun di antara bagian yang memiliki kedudukan yang relatif setara.
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal berlangsung antara tingkatan jabatan yang berbeda.
Contohnya, seorang manajer memberikan instruksi kepada staf untuk menyiapkan laporan. Sebaliknya, staf dapat menyampaikan hasil pekerjaan atau laporan kepada manajer.
Alurnya dapat digambarkan:
Pimpinan → Manajer → Supervisor → Staf
atau dalam bentuk pelaporan:
Staf → Supervisor → Manajer → Pimpinan
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal terjadi antara pihak atau bagian yang memiliki tingkat kedudukan yang relatif sama.
Misalnya, bagian Finance berkoordinasi dengan bagian HR mengenai data pembayaran atau kebutuhan administrasi pegawai.
Komunikasi seperti ini penting karena pekerjaan satu bagian sering kali membutuhkan informasi dari bagian lain.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi antardivisi terjadi ketika suatu pekerjaan membutuhkan koordinasi beberapa fungsi.
Misalnya, Marketing akan mengadakan kegiatan promosi dan membutuhkan dukungan dari Procurement untuk menyediakan perlengkapan. Marketing perlu menyampaikan kebutuhan secara jelas agar Procurement dapat melakukan proses pengadaan sesuai permintaan.
Di sinilah kualitas informasi menjadi penting. Informasi yang tidak lengkap, terlambat, atau disampaikan kepada pihak yang tidak tepat dapat menyebabkan pekerjaan terhambat.
Dari Pesan Menjadi Pekerjaan
Dalam lingkungan kantor, komunikasi tidak berhenti ketika sebuah pesan dikirim. Sebuah pesan biasanya memiliki tujuan tertentu dan diharapkan menghasilkan tindakan.
Misalnya, seorang manajer mengirimkan pesan:
“Tolong siapkan laporan penjualan bulan Agustus untuk rapat besok.”
Bagi staf, pesan tersebut perlu diterjemahkan menjadi pekerjaan. Staf perlu mengetahui laporan yang dimaksud, periode datanya, format yang dibutuhkan, batas waktu penyelesaian, dan kepada siapa laporan harus diserahkan.
Artinya, sebuah alur informasi dapat melibatkan beberapa tahap:
Pengirim → Pesan → Media → Penerima → Pemahaman → Tindakan → Hasil/Umpan Balik
Jika salah satu bagian tidak berjalan dengan baik, pekerjaan dapat mengalami kesalahan.
Karena itu, seorang tenaga administrasi perlu mampu menyampaikan informasi secara jelas, memilih media komunikasi yang sesuai, memastikan penerima memahami informasi, serta memberikan umpan balik apabila diperlukan.
Praktik 1 — Membuat Bagan Organisasi
Setelah mempelajari struktur organisasi dan berbagai fungsi kantor, siswa dapat menerapkannya dengan membuat bagan organisasi.
Tujuan
Siswa mampu:
mengidentifikasi jabatan dalam organisasi;
mengelompokkan fungsi atau divisi;
menunjukkan hubungan antarjabatan;
menyajikan struktur organisasi dalam bentuk bagan.
Skenario
Bayangkan kamu bekerja sebagai staf administrasi pada sebuah perusahaan yang memiliki kegiatan pemasaran, penjualan, keuangan, sumber daya manusia, operasional, teknologi informasi, dan pengadaan.
Buatlah sebuah struktur organisasi yang menunjukkan posisi pimpinan dan hubungan dengan setiap fungsi tersebut. Setelah itu, tentukan beberapa posisi staf yang berada di bawah masing-masing fungsi.
Bagan tidak harus meniru struktur perusahaan tertentu. Yang terpenting adalah hubungan antara jabatan, fungsi, dan tanggung jawab dapat dipahami dengan jelas.
Hasil Praktik
Produk akhir berupa bagan organisasi perusahaan yang menunjukkan:
pimpinan;
fungsi/divisi utama;
posisi manajerial;
posisi staf;
hubungan kerja antarposisi.
Praktik 2 — Simulasi Alur Pesan Kantor
Struktur organisasi akan lebih mudah dipahami apabila siswa melihat bagaimana sebuah informasi benar-benar bergerak di dalam organisasi.
Skenario
Pimpinan perusahaan meminta dibuatkan laporan mengenai kegiatan pemasaran bulan berjalan. Informasi tersebut perlu diperoleh dari bagian Marketing dan kemudian disiapkan menjadi laporan untuk pimpinan.
Simulasikan bagaimana pesan tersebut disampaikan mulai dari pimpinan hingga staf yang mengerjakan laporan.
Tentukan:
Siapa pengirim pesan?
Siapa penerima pesan?
Apa isi pesannya?
Media komunikasi apa yang digunakan?
Tindakan apa yang dilakukan penerima?
Bagaimana hasil pekerjaan dilaporkan kembali?
Siswa dapat melakukan simulasi secara berkelompok dengan membagi peran sebagai pimpinan, manajer, staf, atau bagian lain yang terlibat.
Hasil Praktik
Produk akhir berupa simulasi atau diagram alur pesan kantor yang menunjukkan perjalanan informasi dari pengirim hingga menghasilkan tindakan dan umpan balik.
Rangkuman
Sebuah kantor merupakan organisasi yang terdiri atas berbagai orang, jabatan, dan fungsi yang saling berhubungan. Setiap perusahaan dapat memiliki struktur organisasi yang berbeda sesuai dengan ukuran, bidang usaha, dan kebutuhan bisnisnya.
Jabatan dalam organisasi dapat menggunakan berbagai istilah, mulai dari staf, supervisor, manager, director, hingga berbagai posisi C-Suite seperti CEO, COO, CFO, CTO, CIO, dan CHRO. Nama jabatan tidak selalu sama pada setiap perusahaan sehingga pemahaman terhadap fungsi dan tanggung jawab jauh lebih penting daripada sekadar menghafalkan istilah.
Di dalam organisasi terdapat berbagai fungsi seperti administrasi, Human Resources, Finance, Marketing, Sales, Operations, Procurement, IT, Legal, Data, Customer Service, dan fungsi lainnya. Masing-masing memiliki tanggung jawab berbeda, tetapi tidak bekerja secara terpisah.
Informasi menjadi penghubung utama di antara berbagai fungsi tersebut. Informasi dapat mengalir secara vertikal dari pimpinan kepada staf maupun sebaliknya, serta secara horizontal dan antardivisi.
Bagi tenaga administrasi, memahami struktur organisasi dan alur informasi merupakan dasar untuk melaksanakan pekerjaan secara tepat. Dengan memahami siapa yang berwenang, siapa yang membutuhkan informasi, dari mana informasi diperoleh, dan bagaimana informasi disampaikan, pekerjaan administrasi dapat dilakukan dengan lebih terarah dan profesional.
Dengan demikian, memahami kantor berarti tidak hanya mengetahui siapa yang bekerja di dalamnya, tetapi juga memahami bagaimana setiap orang dan bagian bekerja bersama untuk mencapai tujuan organisasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar